Организация и ведение системы документации
В предшествующих разделах уже говорилось о важности систематизации, формы представления и способа хранения документации предпринимателем. В этом разделе эта тема будет рассмотрена подробнее. Как и везде в пределах этого курса, даваемые рекомендации не претендуют на исчерпывающий характер или обязательность. Однако, их использование позволяет резко сократить затраты времени и труда, а предприниматель, впервые приступающий к организации своего бизнеса, может использовать их, как правило, без всяких изменений.
Всю Вашу документацию целесообразно вести в виде фиксированного перечня «дел». Каждое из них собирается в папке-скоросшивателе (кроме «Книги учета доходов и расходов» при ведении ее в рукописном виде, которая должна быть прошнурована), что позволяет легко вносить в «дело» новые документы. Приводим перечень «дел», которыми можно ограничиться на первый период деятельности.
1. Учредительные документы и их копии, в том числе нотариально заверенные (регистрационное свидетельство, свидетельство о постановке на налоговый учет, извещения о постановке на учет в Фонды в качестве ИП и работодателя)
2. Кассовые документы (первичные документы, полученные и выданные при наличных расчетах)
3. Документы банка (выписки банка с приложенными к ним документами)
4. Документы налоговой отчетности предпринимателя
5. Отчеты перед фондами страхования (в том числе документация системы персонифицированного учета ПФ)
6. Договора с работниками
7. Договора с заказчиками (клиентами)
8. Договора с исполнителями (поставщиками)
9. Переписка
10. Необработанные документы
11. Книга учета доходов и расходов
Содержание соответствующей документации было рассмотрено ранее. В этих папках должна храниться вся текущая документация. Цикл текущей работы совпадает с календарным годом. Однако, предприниматель должен хранить документацию, необходимую для проверки правильности исчисления налогов и взносов, и соответствующую отчетную документацию не менее 4 – 6 лет, а важнейшая документация (подтверждение имущественных прав, протоколы испытания собственной продукции, переписка с налоговыми органами и т.д.) необходимо хранить, практически, вечно. Хранение такой документации организуется в архиве.
Документация с ограниченным (четырех- или шестилетним) сроком хранения после завершения года объединяется в несколько папок - скоросшивателей, каждая из которых содержит родственные «дела». Документация бессрочного хранения хранится отдельно, накапливаясь в конкретном «деле» (например, «Имущественные права») из года в год. Самые важные документы желательно хранить в разных местах в копиях. В необходимых случаях, эти копии должны быть заверены нотариально. Это, в частности, касается имущественных прав.
Следует проявлять особую осторожность в том случае, если Вы производите продукцию, которая может представлять опасность здоровью людей или быть причиной имущественного ущерба. В этом случае сертификаты соответствия, протоколы испытаний, данные лабораторных анализов, заключения специалистов или организаций и т.д. тоже следует хранить достаточно долго. Во многих конфликтных ситуациях наличие такого архива может сослужить Вам хорошую службу.
| < Предыдущая | вернутся к списку материалов | Следующая > |
